ΟΚ, μόλις με ενημέρωσε η κ. Τσιαλαμάνη και μου είπε ότι τελικά ήρθε σε επικοινωνία μαζί σας και με τα υπόλοιπα μέλη της επιτροπής του διαγωνισμού του labs.opengov.gr. Φιλικά, Άρης Κοζύρης > -----Original Message----- > From: eellak-advisory-bounces [ at ] grnet [ dot ] gr > [mailto:eellak-advisory-bounces [ at ] grnet [ dot ] gr] On Behalf Of > Vangelis Katsikaros > Sent: Δευτέρα, 22 Φεβρουαρίου 2010 2:08 μμ > To: Theodoros G. Karounos > Cc: eellak-advisory [ at ] ellak [ dot ] gr; epistimoniki epitropi eellak > Subject: Re: [EELLAK-advisory] Πρόσκληση στην ημερίδα Labs.OpenGov > > Συγνώμη για το 2ο μαιλ, αλλά παρατήρησα πως υπήρξε κάποιο > πρόβλημα encoding > (https://mailman2.grnet.gr/pipermail/eellak-advisory/2010-Febr uary/000175.html) > > ------------ > > Καλημέρα σας > > Είχαμε λάβει μέρος στον διαγωνισμό του labs.opengov.gr με την > πρόταση "Σύστημα διαχείρισης, επεξεργασίας και προβολής > διαγραμμάτων ροής" > (http://labs.opengov.gr/2010/01/31/1847) η οποία ήταν η 2η σε > κατάταξη από τις περισσότερο δημοφιλείς προτάσεις. > > Το Σάββατο 20 Φεβ μας ήρθε το μαιλ που επισυνάπτουμε [1]. > Απαντήσαμε στην κ Τσιαλαμάνη, σχεδόν αμέσως ρωτώντας για > τυχόν διαθέσιμες παραπάνω διευκρινίσεις, δίχως να λάβουμε > απάντηση έως τώρα. > > Ανανεώσαμε το περιεχόμενο της πρότασης και την Δευτέρα 22 Φεβρ, στις > 11:45 προσπαθήσαμε να ανανεώσουμε το κείμενο που είχαμε > αναρτήσει στο labs.opengov.gr. Δυστυχώς δεν μπορούσαμε να > επεξεργαστούμε την υπάρχουσα πρόταση ή να δημιουργήσουμε μια > καινούργια. Στείλαμε μαιλ στην κ Τσιαλαμάνη για να την > ενημερώσουμε αλλά δεν υπήρξε κάποια απάντηση μέχρι τις 13:00. > > Προσπαθήσαμε να επικοινωνήσουμε τηλεφωνικά με την κ > Τσιαλαμάνη αλλά δεν την γνώριζαν και είχαν στοιχεία > επικοινωνίας ούτε στην ΕΛΛΑΚ (210-7474-279), ούτε στο γραφείο > του κ Πανορέτου (μιλήσαμε με την κ Πολίτη). > > Απαντήσαμε στο μαιλ της κ Τσιαλαμάνη, επισυνάπτοντας την πρόταση. > > Θα θέλαμε να ρωτήσουμε εδώ, στην λίστα eellak-advisory, αν > γνωρίζετε κάτι για την διαδικασία και αν έχετε κάποια > παραπάνω πληροφόρηση. > > Περιλαμβάνουμε το ανανεωμένο κείμενο της πρότασης [2]. Δεν > επισυνάπτουμε το pdf μην γνωρίζοντας το όριο των attachement > της λίστας. Αν θέλετε μπορούμε να το στείλουμε προσωπικά > στους ενδιαφερόμενους. > > Ευχαριστούμε, > Καραγιάννης Θανάσης > Κατσικάρος Βαγγέλης > Σταύρου Παναγιώτης > > > > [1] το μαιλ από την κ. Τσιαλαμάνη > > > -------- Original Message -------- > > Subject: Αξιολόγηση Προτάσεων > > Date: Sat, 20 Feb 2010 00:41:00 +0200 > From: Charitini > Tsialamani <tsialamx [ at ] gmail [ dot ] com> > To: vkatsikaros [ at ] gmail [ dot ] com, > boole [ at ] otenet [ dot ] gr, teliak [ at ] sch [ dot ] gr, > tsifg [ at ] otenet [ dot ] gr, glekakos [ at ] aueb [ dot ] gr > > CC: labs [ at ] opengov [ dot ] gr > > > > Αγαπητή κυρία / κύριε > > > > Πρόσφατα καταθέσατε την πρόταση σας στο δικτυακό τόπο > > http://labs.opengov.gr με την πρόθεση να συμβάλετε στον > ανασχεδιασμό > των κυβερνητικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών. Η > πρόταση σας βρήκε μεγάλη > ανταπόκριση ανάμεσα στους > επισκέπτες του δικτυακού τόπου (ήταν μια από > τις 12 > περισσότερο δημοφιλείς προτάσεις). Ωστόσο η Επιτροπή > > Αξιολόγησης έκρινε ότι η παρουσίαση της χρειάζεται > περισσότερη > ευκρίνεια για να γίνει αντιληπτή η δυνατότητα > εφαρμογής της. Αν > νομίζετε ότι μπορείτε να βελτιώσετε την > περιγραφή - παρουσίαση της > πρότασης σας, σας παρακαλούμε > να αναρτήσετε στον ίδιο δικτυακό τόπο > μια βελτιωμένη > εκδοχή της. Αν αυτό το κάνετε μέχρι τη Δευτέρα > 22.02.2010 > στις 2μμ, η πρόταση σας θα αξιολογηθεί πάλι από την > > Επιτροπή και θα κριθεί για να παρουσιαστεί στη συνάντηση της > Τετάρτης > 24.02 (Εθνικό Ίδρυμα Ερευνών). > > > > Η Επιτροπή Αξιολόγησης > > > > Γιάννης Γιαναράκης, in.gr > > Πέτρος Καβάσαλης, Παν. Αιαγαίου και ΕΑΙΤΥ > > Νεκτάριος Κοζύρης, ΕΜΠ > > Χρήστος Μπούρας, Παν. Πατρών και ΕΑΙΤΥ > > Γρηγόρης Χωματάς, betaconcept > > -- > > > [2] > > Σύστημα διαχείρισης, επεξεργασίας και προβολής διαγραμμάτων ροής > > Εισαγωγή > > Ένα από τα προβλήματα της γραφειοκρατίας στις δημόσιες > υπηρεσίες είναι η ασάφεια των βημάτων τα οποία πρέπει να > γίνουν προκειμένου να ολοκληρωθεί μια υπηρεσιακή διαδικασία. > Η πρόταση μας αφορά την μηχανοργάνωση της ροής εργασιών > (workflow) των υπηρεσιακών διαδικασιών με ένα σύστημα > διαχείρισης, επεξεργασίας και προβολής των διαγραμμάτων ροής εργασιών. > > Μια υπηρεσιακή διαδικασία είναι ένα σύνολο από εργασίες, οι > οποίες συσχετίζονται, και η οποία υλοποιεί, μέσα στα πλαίσια > ενός οργανισμού, με βάση κανόνες και ρόλους, έναν > συγκεκριμένο στόχο. Πχ η έγκριση της άδειας Χ διεκπεραιώνεται > μετά την γνωμάτευση από τον Α, τις υπογραφές των προϊσταμένων > των τμημάτων Β, Γ και την πρωτοκόλληση της, στο τμήμα Δ. > > Η ροή εργασιών (workflow) σχετίζεται με την αναγνώριση και > την αυτοματοποίηση των εργασιών που απαρτίζουν μια υπηρεσιακή > διαδικασία, κατά την οποία έγγραφα, πληροφορίες ή εργασίες > ανταλλάσσονται ανάμεσα σε συγκεκριμένα άτομα ή τμήματα της > υπηρεσίας σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. > > Πρόβλημα > > Στις συναλλαγές μας με το δημόσιο, μπορούν να προκύψουν > διάφορα προβλήματα που σχετίζονται με γραφειοκρατικές > διαδικασίες. Τα κυριότερα είναι τα εξής: > - ένας υπάλληλος δεν είναι δυνατόν να γνωρίζει με λεπτομέρεια > όλες τις διαδικασίες που ισχύουν σε όλα τα τμήματα ενός > μεγάλου οργανισμού, ώστε να ενημερώσει ανάλογα τον πολίτη. > - ο υπάλληλος ενδέχεται να ξεχάσει να αναφέρει ένα μικρό, > αλλά ενδεχομένως σημαντικό ή χρονοβόρο στην επίλυση, τμήμα > μιας διαδικασίας. > - ο χρόνος που χρειάζεται ο πολίτης για να ενημερωθεί για το > επόμενο βήμα κατά την διεκπεραίωση μιας διαδικασίας δεν είναι > παραγωγικός ούτε για τον ίδιο ούτε για την υπηρεσία. Σπαταλά > πόρους τόσο από την υπηρεσία (που προσπαθεί να εξηγήσει την > διαδικασία ή να βρει ποιο είναι το επόμενο βήμα) όσο και από > τον πολίτη (που βλέπει την διαδικασία που τον ενδιαφέρει να > καθυστερεί). > > Μία λύση στο πρόβλημα > > Την λύση της καταγραφής των ροών εργασιών εφαρμόζουν με > επιτυχία εδώ και καιρό τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), > τα οποία γνωρίζουν την ροή συγκεκριμένων εργασιών για > ορισμένες δημόσιες υπηρεσίες. Η λύση που εμείς προτείνουμε > ουσιαστικά εξωτερικεύει αυτήν που ήδη τα ΚΕΠ χρησιμοποιούν > για την διεκπεραίωση των παραπάνω εργασιών και τη διευκόλυνση > του πολίτη με την υλοποίηση ενός συστήματος διαχείρισης, > επεξεργασίας και προβολής των διαγραμμάτων ροής εργασιών. Το > σύστημα αυτό θα είναι μια web based εφαρμογή στην οποία θα > έχουν πρόσβαση δύο είδη χρηστών: α) Οι υπάλληλοι που θα είναι > υπεύθυνοι για τη σχεδίαση των διαγραμμάτων ροής και για την > ανανέωσή τους και β) οι πολίτες που θα αναζητούν πληροφορίες. > > Οι πρώτοι , οι χρήστες δηλαδή του συστήματος από την πλευρά > της υπηρεσίας θα έχουν πρόσβαση στο σχεδιαστικό κομμάτι της > εφαρμογής όπου θα πραγματοποιείται η μοντελοποίηση των > διαδικασιών με διαγράμματα ροής. > > Ο πολίτης από την άλλη, θα μπορεί με πολύ απλά βήματα να μπει > στο σύστημα, να αναζητήσει την διαδικασία για την οποία > ενδιαφέρεται και να προβάλλει το αντίστοιχο διάγραμμα ροής. > Σε αυτό θα περιέχονται οπτικοποιημένες με μορφή διαγράμματος > οι πληροφορίες για τη διαδικασία, > όπως: > - τα δικαιολογητικά που χρειάζονται για την διαδικασία > - από ποιές υπηρεσίες μπορεί κανείς να τα προμηθευτεί > - με ποιά σειρά πρέπει κανείς να τα προμηθευτεί > - σε ποια τμήματα της υπηρεσίας πρέπει να τα προσκομίσει > > Έτσι ο πολίτης θα αποκτά μια ολοκληρωμένη εικόνα για το τι > πρέπει να κάνει, έχοντας στη διάθεσή του ουσιαστικά ένα > διάγραμμα-χάρτη για κάθε διαδικασία. > > Όσον αφορά την υλοποίηση μιας τέτοιας εφαρμογής σημειώνουμε > πως υπάρχουν διαθέσιμες λύσεις ανοικτού κώδικα οι οποίες > υλοποιούν συστήματα διαχείρισης ροής εργασιών. Ενδεικτικά > αναφέρουμε το http://www.processmaker.com/ (άδεια GNU Affero > General Public License). > > Εφαρμογή > > Η γενικευμένη χρήση των διαγραμμάτων ροής, μέσω ενός > συστήματος σαν αυτό που περιγράφεται παραπάνω, θα βοηθούσε > σημαντικά στην άμεση πληροφόρηση και εξυπηρέτηση του πολίτη > μέσω της αποσαφήνισης των ενεργειών που είναι απαραίτητες για > την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας. Επιπλέον, σημαντικό κέρδος > θα υπάρξει από τον πιθανό ανασχεδιασμό – βελτιστοποίηση > υπηρεσιακών διαδικασιών μιας και αυτές θα υπάρχουν μοντελοποιημένες. > > Όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, τα ΚΕΠ έχουν κάνει ένα > σημαντικό ξεκίνημα στον τομέα της καταγραφής των διαδικασιών > και της πληροφόρησης του πολίτη σχετικά με αυτές, κυρίως > συγκεντρώνοντας πληροφορίες που αφορούν τη διεκπεραίωση τους. > Το γεγονός αυτό τα καθιστά ιδανική περίπτωση για μια πρώτη > εφαρμογή ενός συστήματος διαγραμμάτων ροής. Ο πολίτης που > αναζητά πληροφορίες για μια συγκεκριμένη διαδικασία θα μπορεί > να έχει πρόσβαση στο σύστημα μέσω του δικτυακού τόπου των ΚΕΠ > ή απευθυνόμενος σε ένα ΚΕΠ να λάβει τις ίδιες οδηγίες σε έντυπη μορφή. > > Σταδιακά, η χρήση μιας τέτοιας δικτυακής εφαρμογής μπορεί να > υιοθετηθεί και από άλλους φορείς και υπηρεσίες όπως > νοσοκομεία, εκπαιδευτικά ιδρύματα, δήμοι. Σκοπός είναι να > υπάρξει μια ομογενοποιημένη ως προς τις προδιαγραφές > μοντελοποίηση των διαδικασιών. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα: > - την μείωση του φόρτου εργασίας των υπηρεσιών, αφού οι > πολίτες δεν θα χρειάζεται να απασχολούν τους υπαλλήλους για > την γνωστοποίηση των διαδικασιών. > - την εκμηδένιση των πιθανών λαθών από την πλευρά των > υπηρεσιών, μιας και θα μειωθεί σημαντικά ο φόρτος εργασίας > των υπαλλήλων. > - την ευκολότερη εκπαίδευση των νέων υπαλλήλων. > > Αφού ολοκληρωθεί η μοντελοποίηση, ο πολίτης που επισκέπτεται > το δικτυακό τόπο μιας υπηρεσίας θα μπορεί να λάβει τις > πληροφορίες που αναζητά σε μια μορφή απλή και κατανοητή. > > Επεκτάσεις > > Από τα παραπάνω είναι προφανές πως τα οφέλη από τη > γενικευμένη χρήση διαγραμμάτων ροής στο σύνολο των δημόσιων > υπηρεσιών θα είναι πολλά και σημαντικά. Ένα σύστημα > διαχείρισης ροής εργασιών (Business Process > Management) μπορεί να αξιοποιηθεί μελλοντικά με τους εξής τρόπους: > Βελτιστοποίηση της ροής εργασιών. Ενδεχομένως να αποκαλυφθούν > μη αναγκαίες εργασίες διαδικασίες ή να μπορέσουν να > βελτιστοποιηθούν χρονικά οι ήδη υπάρχουσες, μειώνοντας έτσι > την γραφειοκρατία. > > Αν το σύστημα εφαρμοστεί σε αρκετές υπηρεσίες τότε ο πολίτης > θα μπορεί να ενημερώνεται και για διαδικασίες που εμπλέκουν > διαφορετικούς φορείς και υπηρεσίες. > > Το σύστημα, αφού θα έχουν αναγνωριστεί οι ροές εργασιών, > μπορεί να βοηθήσει στην μηχανοργάνωση των εργασιών μέσα σε > μια υπηρεσία. > Η μηχανοργάνωση των εργασιών μιας υπηρεσίας μπορεί να > οδηγήσει σε ηλεκτρονική παρακολούθηση της εξέλιξης μιας διαδικασίας. > > Συνοψίζοντας > > Στα πιθανά γραφειοκρατικά προβλήματα και δυσκολίες που > συναντά καθημερινά ο πολίτης στις συναλλαγές του με τις > δημόσιες υπηρεσίες, μια ευρύτερη και εξωτερικευμένη χρήση των > διαγραμμάτων ροής και των εφαρμογών τους θα μπορούσε να > αποτελέσει το κλειδί της λύσης. > > Η υλοποίηση ενός συστήματος διαχείρισης, επεξεργασίας και > προβολής των διαγραμμάτων ροής θα μπορούσε να συμβάλλει στην > καλύτερη πληροφόρηση του πολίτη και την αύξηση της απόδοσης > του γραφειοκρατικού μηχανισμού παίζοντας εν τέλει σημαντικό > ρόλο στην βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών. > > Ομάδα > > Καραγιάννης Θανάσης > Κατσικάρος Βαγγέλης > Σταύρου Παναγιώτης > > __________________________________________________ > Yahoo!; > (spam); Yahoo! Mail > http://mail.yahoo.gr >